Comunicación y Bodega (3ª Parte)

Relaciones Públicas: Gabinete de Prensa

Hagámonos la siguiente pregunta ¿Qué nos sugiere más credibilidad?:

• ver un anuncio de un importante proveedor de telecomunicaciones diciendo que ya tienen 500.000 clientes,
• o ver una noticia en Expansión diciendo que una gran corporación ha contratado sus servicios de telecomunicaciones al mismo proveedor.

Ambos mensajes tienen el mismo objetivo: presentar al proveedor de telecomunicaciones como una empresa fuerte, estable, líder, de confianza... sin embargo, el mensaje se puede comunicar de formas muy diferentes.

Esto se puede hacer a través de la Publicidad y/o utilizando las Relaciones Públicas vía el Gabinete de Prensa. Mientras que la Publicidad requiere presupuestos económicos importantes para obtener rentabilidad de impactos, la utilización del Gabinete de Prensa es cada vez más interesante por su
efectividad, rentabilidad y porque no requiere presupuestos elevados si se hace de modo interno.

Indicado no sólo para grandes empresas, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de él, comunicando al mercado de una forma sencilla y rentable aquellos mensajes que resulten de interés.

Por otro lado, la aparición de forma continuada en los Medios de Comunicación, puede posicionar a la empresa como un líder o referente en su sector, aportando argumentos comerciales y ocupando un puesto clave en la mente del consumidor.

Una vez definidas las 4 preguntas clave del Plan de Comunicación (Qué / A quién / Cómo / Dónde) una de las posibles herramientas a utilizar en el desarrollo de las acciones del Plan de Comunicación es el Gabinete de Prensa.
El Gabinete de Prensa consiste en una estructura de 1 o más personas cuya función principal es la de analizar aquellos aspectos internos de interés “comunicativo” para trasladarlos al exterior de una forma controlada y a través de los Medios de Comunicación.

No se trata de lanzar noticias por lanzar sino de lanzar aquellas más adecuadas de forma planificada siempre y cuando aporten algo al Medio de Comunicación.

A su vez, el Gabinete de Prensa debe crear y mantener un Dossier Prensa que consiste en un pequeño documento que recoge aspectos como:
- Presentación de la Bodega.
- Presentación de Producto.
- Fotografías de instalaciones.
- Fotografías de Producto.
- Algunas cifras.
- Apariciones en Medios de Comunicación.

Con este Dossier se pretende contar con una herramienta que ante una visita, una entrevista… nos sirva para dar rápidamente una idea de nuestra Bodega y Producto. Si además disponemos de él en papel y formato electrónico, mejor. Importante recordar que este Dossier es algo vivo y dinámico en la empresa por lo que será necesario ir efectuando pequeñas actualizaciones permanentemente.

Veamos los factores claves a tener en cuenta:

1. El Mensaje
Es importante Evaluar el impacto que nuestro mensaje va a tener. Una forma de hacerlo, es reflexionando en torno a estas preguntas:
• ¿Lo que comunico es totalmente nuevo o diferente?
• ¿Qué aporta? ¿Para qué sirve? ¿En qué mejora lo anterior?
• ¿Constituye un cambio importante?
Distinguimos la generación de noticias de interés para los Medios de Comunicación entre 2 tipos:
a) Hechos Noticiables.
- Descripción: Cualquier “Hecho” de la empresa cuyo contenido tenga interés para sus diferentes públicos objetivos y se comuniquen esporádicamente.
- Tipos: Son muchos los ejemplos de Hechos Noticiables, aquí enumeramos algunos de ellos:
• Inauguraciones de Bodegas.
• Resultados de la Bodega.
• Lanzamientos de Productos.
• Firma de Nuevos Clientes de nivel.
• Nuevas Incorporaciones.
• Premios...
b) Generación de Contenidos.
- Descripción: Creación de contenidos de interés sobre el sector o entorno, de forma continuada en el tiempo. Esta aportación hace que la empresa se posicione como experta en un tema o sector específico, reforzando su imagen de especialista.
Tipos: Hay diferentes formas de colaborar en la Generación de Contenidos, aquí proponemos algunas de ellas:
• Participar en Monográficos sectoriales con artículos de opinión.
• Realizar tests de producto.
• Redactar una columna de opinión en una revista sectorial.
• Hacer artículos de balance del sector.
• Colaborar con revistas sectoriales.

2. El Medio
Para buscar la mayor efectividad de las acciones, es necesario tener definido el Público Objetivo de la empresa y seleccionar el Medio adecuado para poder llegar a él.
Entre los diferentes Medios de Comunicación distinguimos:
• Prensa.
• Radio.
• Televisión.
• Revistas técnicas y sectoriales.

Diferenciando su ámbito geográfico nacional, regional y/o local, el siguiente paso es fijar un interlocutor válido en cada Medio, principalmente, de la sección de Redacción y del área que nos interese.

Con esta información crearemos nuestra Base de Datos de trabajo. Es vital revisarla periódicamente y tenerla actualizada.

3. Metodología de Actuación
a) Para Hechos Noticiables:
El proceso de actuación por fases es:

b) Para Generación de Contenidos:
Es de vital importancia:
• La definición de contenidos.
• La Selección del Medio con su interlocutor válido.
• Establecer un acuerdo de colaboración con desarrollo de contenidos válidos para el Medio y el Público Objetivo.
Por último, la Planificación de estas acciones nos conduce a la creación de un calendario anual de colaboración con los Medios de Comunicación que irá sufriendo alteraciones y cambios pero que al menos nos permitirá cierta planificación.

4. Resultados
Esta sistemática de trabajo permite:
1) Contar con una presencia continuada en Medios de Comunicación.
2) Tener un coste inferior a los incurridos en inversión Publicitaria.
3) Mejorar la credibilidad de nuestra Bodega.
4) Posicionar la Bodega como un especialista en el sector.
5) Contar con un mayor apoyo y cercanía de los Medios de Comunicación ante una situación de Crisis.

Y por último 5 consejos…
1) No ofrezcas nunca a un Medio de Comunicación algo que como lector u oyente de ese medio no te parezca relevante.
2) No satures a los Medios de Comunicación en búsqueda de espacio gratuito porque a la larga dejarán de escucharte.
3) Planifica todas tus acciones de comunicación de forma conjunta: Publicidad, RRPP, …
4) Intenta establecer siempre relaciones de GANAR-GANAR con los Medios de Comunicación.
5) Siempre que te dirijas a ellos hazlo de forma personal y cuidando al máximo los detalles, no vale con un simple correo electrónico…

Seguimos avanzando en como Comunicar de la forma más eficaz y rentable nuestro proyecto de Bodega. En próximos números continuaremos con las Promociones y Comunicación On-line.

¡Buenas ventas!